A quantidade de pessoas que desejam fugir dos cargos tradicionais e partir para o empreendedorismo não para de crescer em todo o mundo. No entanto, trata-se de uma jornada que pode ser tão incrível quanto desafiadora. Pensando nisso, resolvemos preparar um manual prático sobre os documentos para abrir uma empresa.
O lado bom disso tudo é que, tomando as decisões mais estratégias e vencendo as etapas básicas, é perfeitamente possível tocar o próprio negócio usando todo o esforço e criatividade para buscar sucesso em algo que é, efetivamente, seu! Quer descobrir como se tornar um empresário? Então, continue sua leitura!
1. Qual é a realidade do mercado empreendedor?
Antes de começar a tirar os documentos para abrir uma empresa, é muito importante que você compreenda qual é a realidade do mercado empreendedor. Como você já deve saber, os brasileiros são bastante criativos e muitos sonham em ter o seu próprio negócio um dia, mas isso só é viável para quem tem bons conhecimentos sobre o assunto.
É fundamental, por exemplo, compreender o que é, de fato, o empreendedorismo, pois o conceito está muito mais ligado à uma postura, uma maneira de encarar a vida, na qual os problemas passam a ser encarados como oportunidades, por exemplo. O foco deve ser em movimentar a economia, servir a sociedade e, de quebra, lucrar bastante com isso.
Também é preciso conhecer as ameaças do ambiente externo, englobando aspectos abstratos, como o cenário macroeconômico, político, as tendências e o uso da tecnologia, bem como o próprio microambiente, que está relacionado com as características da empresa e dos consumidores que formarão seu público-alvo, com suas demandas, anseios e preferências.
Não é novidade para ninguém que o planeta experimentou dificuldades com a pandemia do coronavírus e as imposições de isolamento social, que quebraram muitas instituições e ocasionaram grandes prejuízos. Mas tudo é cíclico e, depois da recessão, vem a recuperação, sendo o período atual um momento perfeito para realizar sonhos e empreender!
Muitos processos foram facilitados e trâmites estão sendo digitalizados nos últimos anos, em um movimento que começa a reduzir a nossa fama de sermos um dos países mais burocráticos de todo o mundo. Com medidas assertivas e organização, você pode deixar a documentação em dia, ganhando a tão desejada liberdade para trabalhar como deseja.
2. Como funciona o processo de abertura de empresa?
No tópico acima, você conferiu como anda a realidade do mercado empreendedor. Como você pôde ver, o momento é bastante propício para quem deseja tirar uma ideia do papel e tocar o seu próprio negócio. No entanto, para isso, é muito importante compreender como funciona o processo de abertura de empresa. Acompanhe.
Analise a viabilidade da sua ideia
O primeiro passo para a abertura de uma empresa começa bem antes de torná-la efetivamente real. Antes de mais nada, você deve analisar a viabilidade da sua ideia, deixando a paixão de lado e tentando compreender se o que você pretende fazer realmente pode dar lucro. Afinal, as contas e despesas não pararão de chegar no final do mês.
Para isso, você precisa fazer uma avaliação minuciosa do mercado e do ramo no qual pretende se inserir, identificando demandas, concorrentes, clientes em potencial e assim por diante. É crucial conhecer os preços e valores praticados no segmento. Ou seja, para ser um empreendedor de sucesso e ter um lugar de destaque, o conhecimento será essencial.
Entenda os custos da operação
Falando em aumentar os seus conhecimentos sobre o ramo, outra atitude bastante recomendável para quem deseja abrir um negócio consiste em entender os custos da operação. Afinal, qualquer empresa, não importa o segmento de mercado, terá uma série de despesas recorrentes e extraordinárias ao longo do exercício de suas atividades.
Você pensou que bastaria somar o aluguel, as contas de energia, o preço dos insumos e o salário dos colaboradores, se for o caso? Pois saiba que, nessa equação, também devem entrar 13º salário, férias, reserva de emergência, FGTS, custos inesperados e assim por diante. Além disso, é preciso considerar a carga tributária, de acordo com o enquadramento escolhido.
Estabeleça um capital inicial
Além dos custos que falamos acima, outro valor que precisa ser considerado e estipulado é o do capital inicial. De uma maneira resumida, podemos conceituá-lo como o investimento necessário para começar as atividades e manter a empresa funcionando até que ela produza lucros e possa sobrevive naturalmente com sua operação.
Nesse sentindo, devem ser considerados os recursos para a aquisição de equipamentos, mobílias, matéria-prima, aluguel e assim por diante. É imprescindível usar algumas estratégias com parcimônia, como os empréstimos, pois eles podem prejudicar muito sua saúde financeira e, dependendo dos juros, levá-lo até mesmo à falência
3. Por que é importante conhecer os documentos?
Agora que você já descobriu a realidade do mercado empreendedor e viu como funciona o processo de abertura de empresa, vamos abordar outra questão que deve ser muito cara ao empreendedor no Brasil, que é a importância de ter um conhecimento adequado a respeito dos documentos. Veja alguns motivos para isso.
Regularidade com o poder público
Como você já deve estar cansado de saber, um dos grandes desafios de abrir uma empresa no Brasil está nas questões burocráticas. Por isso, um dos fatores que mostra o quanto é importante conhecer os documentos e estar em dia com eles está no fato de que isso mantém a conformidade e a regularidade do seu negócio com o poder público.
Quando isso não ocorre, você pode ter problemas com multas e penalizações, trazendo eventuais prejuízos e dificuldades ao seu fluxo de caixa. Além disso, o registro comercial permite a contratação de colaboradores e o número de inscrição possibilita rotear impostos em nome do funcionário, de acordo com as exigências da lei.
Criação de contas bancárias comerciais
Você sabia que uma conta bancária comercial pode oferecer diversos benefícios relevantes para o seu empreendimento? No entanto, para fazer isso, não basta entrar no banco de sua preferência e fazer uma solicitação: é essencial que você seja capaz de fornecer provas de que sua empresa está devidamente registrada e em sintonia com as exigências legais.
Trata-se de um ativo extremamente importante, notadamente para pequenos negócios, pois costuma proporcionar vantagens como linhas de crédito específicas, taxas de juros menores, prazos mais estendidos e assim por diante. Além disso, possibilita uma ação indispensável, que consiste em separar suas atividades financeiras pessoais das empresariais.
Reputação com clientes e fornecedores
Existem muitos pontos que podem aumentar a credibilidade de uma empresa junto à sociedade: investir em sustentabilidade, apostar em ações sociais, diferenciar-se pela inovação e assim por diante. Porém, o que muitos empresários não percebem é que a documentação em dia também é uma forma de elevar a reputação com clientes e fornecedores.
Dependendo do seu segmento de mercado, os consumidores desejarão garantias de que o negócio é legítimo, sobretudo se você fizer grandes vendas ou negociar pela internet. Da mesma forma, parceiros comerciais podem oferecer descontos e melhores condições quando você consegue comprovar a legalidade e a conformidade do seu empreendimento.
4. Como se planejar?
Pronto! Se você chegou até aqui, é bastante provável que não tenha mais dúvidas de que manter os documentos em dia é um passo muito importante para quem deseja empreender com sucesso no Brasil. No entanto, isso se torna muito mais fácil quando o empreendedor tem um bom planejamento e conhece as etapas necessárias para constituir a sua empresa.
Tudo começa com a definição do modelo desejado: você quer ter um negócio próprio ou franquia? Enquanto franqueados pagam pelo direito de comercializar determinado produtos ou serviços com a bandeira e a expertise de uma marca, quem deseja empreender por conta própria não tem esse custo, mas precisa fazer tudo sozinho, o que nem sempre é fácil.
Além disso, você precisa optar por um porte comercial. O MEI (microempreendedor individual) é o mais comum, mas tem limitações para sócios, faturamento e contratação de funcionários. Já na ME (microempresa) ou EPP (Empresa de Pequeno Porte) as possibilidades são maiores, mas a tributação pode ser um problema caso não haja lucro ou ocorra prejuízo no período.
Falando nisso, a Natureza Jurídica também é muito importante, pois ela define a forma de constituição do empreendimento: como é a definição societária, as participações, o investimento inicial e outros detalhes que constarão no contrato social. A mais comum é de EI (Empresário Individual), com um único titular, mas também temos a EIRELI, SLU ou LTDA.
Você precisa pensar no melhor regime tributário. Para quem está começando, o caminho mais assertivo tende a ser o Simples Nacional, com suas alíquotas mais baixas e declarações simplificadas. Entretanto, dependendo das atividades e projeções de faturamento, outras alternativas podem ser recomendadas, como o Lucro Real e Lucro Presumido.
Por fim, a última etapa de planejamento consiste em separar os documentos necessários para seguir os trâmites. Existem diferenças de uma prefeitura para outra, bem como para cada atividade. Em linhas gerais, o mais comum de ser solicitado são: RG, CPF, comprovante de endereço, certidão de casamento e cópia do IPTU do imóvel no qual a empresa funcionará.
5. Quais são os documentos solicitados?
Depois de seguir as etapas anteriormente explicadas, você já está pronto para solicitar a documentação para a sua empresa. Dependendo da sua área de atuação, você terá exigências distintas e papeladas específicas, mas existem alguns documentos que são essenciais em quase todos os segmentos. Confira quais são eles.
Contrato Social
Em uma simples analogia, podemos afirmar que o Contrato Social é uma “Certidão de Nascimento” para uma empresa. Afinal, é nesse documento que constarão todos os dados fundamentais do negócio, como o dono, seus eventuais sócios, as participações, investimentos, o endereço da sede, ramo de atuação, dentre muitas outras coisas.
Todo e qualquer empreendimento sediado no Brasil precisa elaborar o seu Contrato Social para operar, abrir contas comerciais e ter seu devido registro nos órgãos públicos competentes. Mesmo instituições de grande porte, por exemplo, precisam de tal documentação para participar de licitações do governo.
Registro na Junta Comercial
Outra etapa muito importante na constituição de uma empresa está em fazer o devido Registro na Junta Comercial. Aliás, vale ressaltar que isso é imprescindível para a emissão de outros documentos necessários para formalizar o seu negócio. Os trâmites dependem do tipo de atividade, mas cada município disponibiliza um local destinado para isso.
Para tanto, é preciso se dirigir ao órgão responsável com o Contrato Social, sua documentação e a dos sócios, se for o caso. Antes de efetivar o pedido, você deve averiguar se o nome que pretende usar já não está registrado ou se há restrições à nomenclatura. Você receberá um NIRE (Número de Identificação do Registro de Empresa) e poderá dar entrada no CNPJ.
Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
Não dá para falar em documentos solicitados para abrir uma empresa sem falar no famoso CNPJ. A sigla, que quer dizer Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, é bastante conhecida entre os empreendedores, já que é a primeira documentação que deve ser solicitada, funcionando como uma espécie de “Carteira de Identidade” para negócios sediados no Brasil.
É por meio do CNPJ que seu empreendimento será registrado no Ministério da Fazenda e na Receita Federal, oficializando sua existência em âmbito nacional. Para solicitar, é preciso se dirigir à Receita Federal da sua cidade, com os originais e uma cópia do RG, CPF, comprovante de residência, contrato social e o endereço no qual pretende exercer as atividades.
Inscrição Estadual
Não tem jeito: se a sua empresa comercializa qualquer tipo de produto ou mercadoria, ela precisa pagar um tributo chamado ICMS. No entanto, isso só é possível quando o negócio está cadastrado junto ao seu estado. Por isso, a Inscrição Estadual é mais um dos documentos que você pode ter que solicitar para o seu empreendimento.
É por meio deste cadastro que será calculado o quanto imposto será pago sobre cada uma das vendas efetivadas. Geralmente, para solicitar a documentação, é preciso pagar uma taxa e, em alguns locais, isso pode ser feito pela internet. Em alguns estados federativos, a solicitação da inscrição estadual pode ser requisitada depois do pedido do Alvará de Funcionamento.
Inscrição Municipal
Já para empresas cujo cerne do funcionamento é a prestação de serviços, outro documento imprescindível é chamado de Inscrição Municipal. É mais um registro feito na prefeitura da cidade na qual o estabelecimento se encontra e, por isso mesmo, os trâmites e as regras podem variar de município para município.
Depois de verificar como funciona na sua localidade, via de regra, basta separar o Contrato Social, o registro na Receita Federal, seus documentos pessoais e dos sócios, se for o caso. Na prática, é com esse tipo de cobrança que os órgãos públicos municipais conseguem ser mantidos em pleno funcionamento.
Alvará de Funcionamento
Um dos documentos mais importantes para uma empresa é o Alvará de Funcionamento, essencial para que os estabelecimentos possam, efetivamente, funcionar. Ele também deve ser solicitado na prefeitura e o processo para obtê-lo, mais uma vez, vai depender da legislação local e tende a variar de cidade para cidade.
O Alvará de Funcionamento é exigido para negócios que tenham movimentação de público e clientes, ou seja, comércios, indústrias, prestadores de serviços e entidades associativas, por exemplo. As demandas diferem conforme a atividade exercida, mas os documentos necessários costumam ser os básicos que já citamos, mais o formulário da prefeitura.
Alvará do Corpo de Bombeiros
O Alvará do Corpo de Bombeiros é mais um documento que pode ser exigido para um grupo específico de empresas. Nesse caso, a obrigatoriedade recai para instituições que estejam situadas em edificações ou áreas que corram riscos de incêndio. Seu nome técnico, na realidade, é “Alvará de Prevenção e Proteção Contra Incêndio (APPCI)”.
Via de regra, todos os estabelecimentos comerciais precisam cumprir as regras relativas às normas de segurança do espaço e, para isso, os bombeiros farão uma análise minuciosa do grau de periculosidade da edificação, apontando mudanças ou aprovando o funcionamento. Há uma taxa de inscrição, que deve ser paga anualmente.
Cadastro na Previdência Social
Você sabia que a sua empresa também precisa fazer um Cadastro na Previdência Social? O documento precisa ser solicitado depois da emissão do Alvará de Funcionamento, que atesta, por sua vez, que o negócio está apto para operar. Contudo, tendo colaboradores ou não em sua equipe, ainda será necessário regularizar uma nova etapa.
Esse cadastramento permite que você contrate funcionários e cumpra com suas obrigações trabalhistas, mas deve ser efetivada mesmo se você for o único sócio. Para isso, você deverá comparecer à agência da previdência da sua jurisdição e fazer sua requisição. O prazo para fazer isso é de, no máximo, 30 dias depois de começar suas atividades.
6. Quais documentos manter em dia após a abertura?
Abrir uma empresa dá trabalho: é preciso analisar a ideia, escolher o modelo de negócio, conhecer os tipos de franquia existentes no mercado, decidir se opera sozinho ou não e ainda solicitar toda essa documentação. No entanto, para poder colher os frutos e se manter em dia com as exigências legais, existem documentos que você deve manter em dia após a abertura.
A Alvará de Funcionamento, por exemplo deve ser renovado periodicamente, com prazos que variam em cada cidade, usualmente entre 1 e 2 anos. O CNPJ só é feito uma vez, mas débitos em aberto junto à Receita Federal podem causar sua restrição ou suspensão. O mesmo vale para as inscrições estaduais e municipais. Ou seja, deixe seus tributos em dia!
7. Quais cuidados tomar em relação à organização dos documentos?
Para concluir o nosso manual prático sobre os documentos para abrir uma empresa, vamos elencar alguns dos principais cuidados que o empreendedor inteligente precisa tomar em relação à organização dos documentos. Acompanhe.
Aposte na gestão de documentos
O primeiro passo para tomar em relação à organização da documentação da empresa consiste em apostar na gestão de documentos. Trata-se de uma estratégia que utiliza um conjunto de medidas, que ajudam a gerenciar toda a papelada, seja ela física ou digital, facilitando os processos e reduzindo as chances de problemas.
Como vimos anteriormente, deixar tudo em conformidade com a exigências legais se configura até como uma das melhores dicas para conseguir capital, pois os bancos e financeiras oferecem crédito para quem tem boa reputação e credibilidade. Entre as opções para isso, temos pastas de arquivos físicos ou os eficientes softwares de gestão.
Ofereça treinamentos para a equipe
Pouco adianta você saber tudo sobre os documentos necessários para abrir e manter uma empresa se as pessoas que trabalham com você não sabem nada sobre o assunto. Como vimos ao longo do texto, mais do que fazer a solicitação da papelada para a abertura, é preciso manter os impostos e regularizações em dia.
Por isso, os seus colaboradores ou sócios precisam estar familiarizados com os processos, sabendo o que é preciso ser guardado e quais os prazos de renovação. De quebra, isso é algo que resulta no aumento da produtividade e no aprimoramento da performance. Caso não queira pagar por cursos, opte por reuniões internas de alinhamento.
Aposte em uma limpeza periódica
Para terminar, você não conseguirá uma boa organização na sua empresa se, de tempos em tempos, não realizar uma boa limpeza. A periodicidade, logicamente, depende de uma série de fatores, como sua área de atividade, seu nível de digitalização, a capacitação dos funcionários e seu método de organização. Porém, ela pode (e deve) ser feita.
Nesse momento, avalie o que você precisa, de fato, guardar, conferindo os prazos legais recomendados para o armazenamento de certas papeladas, como notas fiscais e contratos. O que já se encontrar fora da validade deve ser sumariamente descartado. Isso assegura que, na medida em que novos documentos chegarem, eles são devidamente processados e guardados.
Agora você não apenas sabe quais os documentos para abrir uma empresa, como também aprendeu a manejá-los de uma maneira estratégica e vantajosa para a operação do seu negócio!
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