Você está abrindo ou pretende abrir uma empresa e a expressão “planejamento financeiro empresarial” ronda seu pensamento, mas você não sabe por onde começar? Calma! Você não está sozinho, isso é bastante comum e permeia a mente de todo futuro empresário que age com responsabilidade.
Foi pensando em nortear o seu caminho, que preparamos este artigo repleto de informações sobre o tema. Este texto também é bastante útil para quem já é empresário, mas ainda não fez este plano fundamental para qualquer negócio. Dessa forma, neste guia completo sobre planejamento financeiro empresarial você verá:
- O que é planejamento financeiro empresarial?
- Qual a importância de fazer esse planejamento?
- Como fazer um planejamento financeiro empresarial?
- Como definir os investimentos feitos em cada mês?
Vamos conferir juntos? Aproveite sua leitura!
O que é planejamento financeiro empresarial?
O planejamento financeiro é parte intrínseca do plano de negócios de todas as empresas. Esse documento apontará as diretrizes para uma ideia se tornar realidade e ser lucrativa. Para funcionar, são estabelecidas ferramentas de controle visando garantir a saúde do caixa e o cumprimento das metas determinadas para curto, médio e longo prazos.
Com isso, fica claro que esse planejamento é um guia programático feito para projetar o futuro da situação financeira de um negócio baseado na realidade presente. Ele é criado a partir de ferramentas administrativas e contábeis e, na sequência, consolidado como um documento.
Assim, se realizado com dados confiáveis, planejar financeiramente uma empresa serve como esteio para tomadas de decisões estratégicas e assertivas relacionadas ao futuro da empresa, como por exemplo:
- no investimento em melhorias;
- na redução de custos e despesas;
- nas melhorias de processos;
- na criação de franquias;
- na abertura de filiais etc.
Contudo, antes de planejar é preciso controlar. Dessa forma, não há como fazer o planejamento financeiro — incluindo o valor do capital de giro, o aumento das vendas e as projeções de lucro —, se o empresário não conhece muito bem a situação do seu caixa. Além disso, é fundamental que esse plano esteja alinhado com o planejamento estratégico da companhia.
Qual a importância de fazer o planejamento financeiro?
O planejamento financeiro da empresa é tão fundamental que, sem ele, os gestores não conseguem estimar dados primordiais para o funcionamento do seu negócio como:
- o fluxo de caixa futuro;
- o ponto de equilíbrio;
- as margens de lucro;
- entre outros indicadores básicos.
É o planejamento que diferencia um negócio que sabe bem onde quer chegar de outro que caminha à própria sorte. Ou seja, é a partir dele que podemos vislumbrar a viabilidade financeira de um projeto no início do empreendimento e assim, no decorrer do tempo, torna-se mais fácil tomar decisões assertivas sobre o orçamento e o futuro da companhia.
Com isso, ao fazer o planejamento estratégico financeiro das finanças da sua empresa, sua situação atual será mais clara, bem como o funcionamento do seu fluxo de caixa. Além disso, é possível desenhar sua própria jornada e encontrar as ferramentas necessárias para chegar ao resultado esperado.
Como fazer um planejamento financeiro empresarial?
São vários os aspectos a considerar para planejar financeiramente a abertura de uma empresa ou os novos rumos a serem tomados por companhias que já estão no mercado. Confira os passos!
1. Diagnóstico da situação atual
O primeiro passo para o início do planejamento é descobrir qual é a situação atual da empresa. Nesse passo, é preciso descobrir qual é a posição do seu negócio no seu nicho de mercado. É preciso enxergar os pontos positivos e os negativos, quais as melhores oportunidades, os riscos etc.
Esse é um bom momento para você utilizar a análise SWOT, uma ferramenta que analisa todos os pontos citados. Aqui, é importante pensar, ainda, em seu produto ou serviço e também em qual é o seu público. Com isso, você consegue descobrir quais são os pontos a serem melhorados.
Dessa forma, reunir todos estes dados é fundamental no momento de estabelecer as metas principais e as maneiras de alcançá-las. O resultado, muito positivo, é permitir que você descubra o que é possível melhorar já a curto prazo e o que será preciso fazer a longo prazo para a saúde financeira da empresa.
2. Mapeamento de custos e receitas
De extrema importância para quem pretende abrir uma empresa, seja ela uma nova marca ou uma franquia, é fundamental fazer uma planilha de controle financeiro visando documentar todos os custos (despesas) e receitas e, assim, entender como está a situação financeira da sua empresa e qual é o seu capital de giro atual.
Nessa planilha, é fundamental colocar, de forma bem detalhada e esmiuçada, as despesas fixas e variáveis divididas como segue:
Custos recorrentes:
- contas de energia;
- fornecedores;
- telefone;
- internet;
- salários;
- aluguel etc.
Custos pontuais:
- contratação de mão-de-obra temporária;
- manutenção de equipamentos;
- aquisição de fornecedores;
- investimentos futuros (desde que possível mensurar — para a compra de novos equipamentos e contratação de funcionários).
Quanto às receitas, é interessante documentar todas as entradas da empresa, como os valores já recebidos e os que sua empresa receberá nos meses seguintes.
É importante mencionar que, quanto maior for o detalhamento — classificando todas as despesas e os ganhos —, mais realista será sua visão com relação à situação financeira da sua companhia.
3. Definição de metas e objetivos
Aqui você definirá as metas financeiras que fazem sentido para a sua empresa e qual será o período para alcançá-las. Para facilitar, é possível analisar a meta anual (meta global), mas também desmembrá-la em objetivos mensais considerando a sazonalidade do seu negócio.
É importante que as metas sejam desafiadoras, porém, realistas para a dimensão da sua empresa e o quanto você tem disponível para fazer investimentos. Dessa forma, não deixe de colocar como objetivos:
- limites aceitáveis para os custos e as despesas;
- realizar novos investimentos operacionais;
- lucro esperado para o período;
- faturamento que quer atingir;
- metas de vendas.
Essa fase ainda servirá como um embasamento para os próximos passos, bem como para orientar os gestores da empresa, os quais precisam participar ativamente de todo o processo de planejamento.
4. Projeção de cenários financeiros
É chegado o momento de vislumbrar outras opções ao desenhar cenários alternativos. Por isso, projetar cenários financeiros é fundamental, pois muita coisa pode acontecer no período que foi predeterminado — incluindo a captação de investimentos, bem como atingir uma demanda superior à esperada, incluindo questões com matéria-prima, fornecedores ou clientes.
Dessa forma, pense em quais serão os cenários financeiros possíveis, ou seja, além de plano realista, trace mais duas hipóteses financeiras: uma otimista e outra pessimista, enquanto documentar o curso a ser seguido se um desses quadros acontecer.
5. Criação de um plano de ação
Vamos ao plano de ação propriamente dito? Esta fase tem um viés muito mais prático, já que será este planejamento que garantirá que o alcance das metas seja possível. Dessa forma, no plano de ação, documente as ações a serem atingidas para alcançar os objetivos traçados com relação:
- ao financeiro;
- ao marketing;
- à tecnologia;
- às vendas etc.
Além disso, faça um cronograma realista das tarefas requeridas para a realização das ações. É fundamental definir, ainda, quem serão os responsáveis pelas tarefas e como medi-las, tornando mais fácil a realização de mudanças de estratégia no meio do caminho, caso seja preciso.
6. Precificação dos produtos ou serviços
Outro ponto importante no planejamento financeiro empresarial, é a definição do preço a ser cobrado nos produtos ou nos serviços comercializados. É a precificação que garante que uma empresa consiga se sustentar sozinha e evite precisar recorrer aos empréstimos e financiamentos — ou, se forem necessários, que sejam os menores possíveis.
Isso é verdadeiro porque os preços praticados precisam sustentar a estrutura da empresa para a conta fechar no final do mês. Para isso, considere:
- identificar os custos envolvidos na produção de um produto ou necessários para realizar um determinado serviço;
- estudar a concorrência e o mercado atual (quanto cobram pelo mesmo produto ou serviço?);
- definir qual será o pró-labore dos sócios;
- identificar outros custos nesse sentido
- projetar as expectativas de lucro etc.
7. Registro e acompanhamento das movimentações
Ainda que, inicialmente, seja trabalhoso criar um plano financeiro, é importante ressaltar que será ele que guiará a sua empresa a partir do momento em que for criado (antes do início das operações ou em empresas já consolidadas). Dessa forma, fica claro que é fundamental controlar as finanças diariamente, mensalmente e anualmente.
Como isso é possível sem ser trabalhoso demais? Anotando o registro de todas as movimentações financeiros todos os dias. Esse acompanhamento permite entender:
- o fluxo de caixa;
- a margem de lucro;
- o ROI (retorno sobre investimento) da empresa.
Dessa forma, você consegue antecipar os possíveis problemas e visualizar as oportunidades de crescimento muito mais facilmente. Vamos esmiuçar?
Movimentação diária
Para compreender melhor a movimentação financeira da sua empresa, você deve analisar as entradas e as saídas por meio de pontos de vista diversos. A primeira anotação é a movimentação diária. Dessa maneira, dados como o volume de transações realizadas em um dia podem ajudá-lo com relação a um planejamento mais eficaz sobre, por exemplo, o seu fluxo de caixa.
Movimentação semanal
Com essa análise, é possível fazer uma avaliação mais ampla. Isso porque, os dados anotados semanalmente mostram certas recorrências significativas propiciando uma análise mais ampla — como quais são as movimentações maiores e as menores em determinados dias da semana.
Movimentação mensal
Já os dados mensais, são capazes de cobrir os custos fixos considerados principais para o seu nicho de negócio. A partir da verificação de cada um deles, torna-se mais fácil aumentar a previsibilidade da distribuição dos valores mensalmente. Com isso, resgatar investimentos será, proporcionalmente, mais simples de ser realizado.
Movimentação estendida
Finalmente, as informações para os períodos maiores — como trimestrais, semestrais e anuais — são muito importantes para o entendimento da evolução da sua empresa. Por meio delas, ficará mais fácil verificar a necessidade de uma maior dedicação aos pontos mais críticos ou, inclusive, descobrir se sua empresa cresceu mais ou menos do que o esperado.
8. Realização de melhorias constantes
Até aqui você percebeu que monitorar o controle financeiro da empresa de perto é capaz de guiá-la ao crescimento. Isso porque, é por meio desse controle que você identificará o que precisa ser ajustado e quais são as melhorias possíveis de serem realizadas.
Enfim, este passo precisa ser recorrente, por isso, todos os meses, separe um tempo para analisar os resultados, imaginar as formas de potencializá-los para os próximos períodos e as maneiras de aplicar os ajustes com imediatismo. Ou seja, assim que as apurações surgirem, você conseguirá mensurar os resultados para ciclo seguinte.
9. Inspiração em modelos bem-sucedidos
Muitas empresas obtiveram sucesso pelo trabalho com orçamentos enxutos e focando nos resultados de uma maneira incansável e sob uma política de salários adequada — segundo o que é praticado no mercado — incluindo as premiações por bons desempenhos.
Dessa forma, olhe para as empresas do mesmo nicho, pois há uma grande possibilidade de você encontrar no mercado outros profissionais bem-sucedidos que começaram como você começou, ou ainda, de uma maneira mais simples e alcançaram resultados positivos.
A isso, dá-se o nome de benchmarking. Com isso em mente, saiba quais são os seus concorrentes, quer sejam eles diretos, quer sejam indiretos. Vale ressaltar que o avanço tecnológico faz a concorrência se tornar mais transversal (aquela que atinge vários canais, formatos, departamentos, categorias e modelos de negócio).
10. Definição de negociação fornecedores
Ao definir uma rotina de negociação com seus fornecedores, será mais fácil manter seu dinheiro em caixa e, com isso, não ficar descoberto, sobretudo nos momentos em que mais precisa. Para isso, é fundamental contar com fornecedores com os quais a sua empresa já tenha uma relação de confiança.
Ou seja, fuja de novos fornecedores com promessas milagrosas de preços que se mostram imperdíveis mas — no final — são impraticáveis. Com isso, é bastante possível otimizar os prazos de pagamento sem a preocupação de ter que lidar com falhas relacionadas aos seus serviços ou produtos oferecidos.
11. Utilização da tecnologia
Para pôr em prática todas as análises mencionadas, convém contar com ferramenta tecnológica financeira. Assim, se a sua empresa for micro, ou seja, com movimentação modesta, uma planilha de Excel elaborada adequadamente pode ser suficiente. No entanto, o ideal é sempre contar com um software de gestão de negócios.
Esse tipo de sistema visa atender as principais necessidades de qualquer empresa, de todos os tamanhos. Seu uso facilita e agiliza vários processos, como inserir dados e gerar relatórios. O benefícios são: uma rotina do financeiro otimizada e grande parte dos erros poder ser evitada.
Como definir os investimentos feitos em cada mês?
Acima, já falamos da importância da análise SWOT. Agora, abordaremos uma sigla fundamental para definir para onde direcionar o dinheiro mês a mês. Trata-se do Ciclo PDCA, que analisa quatro etapas distintas que atuam de maneira cíclica. O significado da sigla já mostra sua função:
- P – Plan (Planejar)
- D – Do (Fazer)
- C – Check (Checar)
- A – Action (Agir)
Ciclo PDCA
Um grande benefício do PDCA é ser uma metodologia muito eficiente para otimizar os recursos e reduzir as falhas. Confira o que cada letra do ciclo representa e sua importância!
Plan
Na fase do planejamento, as metas e os objetivos do seu negócio são definidos. Neste ponto, é fundamental listar todos os investimentos, começando com os menores — incluindo as compras de materiais de escritório — no final — e terminando com as despesas maiores, como uma expansão da companhia por meio de filiais ou a formação de uma franquia, por exemplo.
Além disso, é preciso avaliar a necessidade de contratar novos funcionários, comprar equipamentos, adquirir softwares, investir em treinamentos, além dos possíveis objetivos que a empresa pretenda alcançar como, por exemplo, dobrar o faturamento da empresa em dado período de tempo.
Do
Na etapa “fazer”, todos — empresários, gestores e colaboradores — precisam arregaçar as mangas para que os objetivos saiam do papel para se tornarem uma realidade. Durante a execução das tarefas é crucial coletar e, depois, analisar os dados para as metas que se quer alcançar. Além disso, é importante treinar sua equipe, preparando-a para realizar os planos de ação necessários para atingir os objetivos traçados.
Check
Até aqui, a parte prática do ciclo PDCA já foi concluída. Agora, é preciso checar completamente todos os processos realizados e, assim, conferir os resultados alcançados, ou seja, mantenha as mangas arregaçadas.
Action
Finalmente, chegamos à etapa final do ciclo. Agora, faremos ajustes às partes do processos que não alcançaram os resultados esperados, além das correções nos planos de ação para que as próximas rodadas do ciclo gerem um resultado cada vez mais assertivo.
Essa análise deve ser realizada em todos os tipos de empresas, independentemente da área de atuação ou fase de maturidade no mercado — início do empreendimento, empresa em ascensão ou consolidada.
5W2H
Agora, outra sigla fundamental para as metodologias que tornam o planejamento financeiro empresarial possível. O 5W2H é um potente checklist da área administrativa com sete perguntas muito importantes. Ao entender o significado da sigla, fica ainda mais fácil pô-la em prática.
Os 5 “Ws” representam as cinco primeiras perguntas. Já os 2 “Hs” são as duas últimas questões! Vale mencionar que esse método surgiu com estudos de qualidade na indústria japonesa de automóveis.
O 5W2H é muito flexível e totalmente intuitivo, já que as perguntas estão na própria sigla. Então, a melhor maneira de organizar os questionamentos é criando uma planilha — (do Excel ou na nuvem), em softwares específicos, ou ainda, em quadros físicos —, e preenchê-la segundo os objetivos a alcançar.
O uso da metodologia traz vantagens para as empresas de todos os tamanhos. A usabilidade desta ferramenta é medir a qualidade dos serviços prestados, destrinchando vários tipos de problemas, tornando as tomadas de decisões mais fáceis. Confira!
What? — O que será feito?
Assim que você responder a essa pergunta, terá definido e descrito (registrar no papel ou em planilha é fundamental) o que deverá ser feito de fato. Ou seja, nessa etapa inicial você determina o resultado que deseja alcançar com o planejamento financeiro empresarial.
Why? — Por que fará?
Nessa etapa é preciso justificar os motivos de ter determinado um plano de ação específico. Ou seja, você informará aos membros da sua equipe (gestores e colaboradores) sobre como será a sua realização e quais serão os benefícios que pretende alcançar com ele.
Who? — Quem fará?
Aqui, será feita a escolha da pessoa ou da equipe que ficará responsável pela execução do projeto — como o planejamento financeiro empresarial, por exemplo. É importante que seja definido um líder para a gestão do plano de ação que está sendo elaborado. É importante, ainda, descrever as tarefas que caberão a cada integrante do projeto.
When? — Quando fará?
Nessa etapa serão definidos os prazos para a execução, é importante definir uma data, mas deixar uma brecha para estender este prazo desde que isso seja importante para o planejamento financeiro. Além disso, é preciso elaborar um cronograma para auxiliar no controle do andamento do projeto.
Aqui, pode ser integrada a metodologia Scrum, criada por Jeff Sutherland (militar, médico e gestor de projetos) — a ser utilizada em diversos tipos de planejamentos e na gestão do cronograma e dos prazos, visando torná-la muito mais ágil.
Where? — Onde fará?
Aqui, você determinará qual será o local de desenvolvimento do projeto, além de quais resultados serão aplicados efetivamente. É importante salientar que estes locais podem ser físicos — como um departamento, por exemplo ou virtuais — como no banco de dados da organização.
How Much? — Quanto custará?
Se você é empresário ou futuro empreendedor sabe a importância de estimar os custos e os investimentos necessários para a transformação de um projeto em realidade. Além disso, se o projeto depender de aprovação de terceiros, é preciso deixar explícito o Retorno Sobre o Investimento (ROI).
How? — Como será feito?
Os métodos e estratégias a serem adotadas para realizar o que foi estabelecido serão descritos nessa fase. Tudo precisa ser escrito, desde as pequenas anotações até as maiores, devem ser estabelecidas e de uma maneira que todos os envolvidos entendam o projeto, estejam alinhados, compreendam e sigam as diretrizes propostas.
Por fim, é importante mencionar que as perguntas acima devem ser respondidas de maneira mais completa quanto for possível, explicitando ao máximo todas as características do projeto.
Ao final deste guia para um planejamento financeiro eficaz, você conferiu as informações essenciais para montar o seu negócio ou aprimorar uma empresa em funcionamento. Você viu, por exemplo, o que é e qual a importância de fazer um planejamento de forma adequada.
Além disso, você conferiu os passos para fazer o planejamento financeiro empresarial subdivididos em onze etapas, facilitando sua compreensão. Esperamos que você consiga aplicar nossas dicas e seja bem-sucedido em sua empreitada.
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